গ্রাহক কোনো এন্ট্রিতে আপত্তি করলে: মিলিয়ে দেখুন, ঠিক করুন, মীমাংসা করুন
সংক্ষেপে
গ্রাহকরা যেকোনো এন্ট্রিতে ঠিক আছে বা সমস্যা জানান দিতে পারেন। আপত্তির এন্ট্রি ড্যাশবোর্ডে দেখা যায়; নোট পড়ুন, উত্তরসহ মীমাংসা করুন চাপুন, আর দরকার হলে খাতা ঠিক করুন।
এই পৃষ্ঠায়
গ্রাহকের খাতার প্রতিটি এন্ট্রিতে তাঁর দিকে দুটি বোতাম থাকে: ঠিক আছে আর সমস্যা জানান। গ্রাহক সমস্যা জানালে দোকান সতর্কবার্তা পায়, এন্ট্রিটি গ্রাহকের নোটসহ আপত্তি আছে চিহ্নিত হয়, আর আপনার ড্যাশবোর্ডে গ্রাহকদের আপত্তি-র নিচে দেখা যায়। আপনি মিলিয়ে দেখবেন, গ্রাহক পড়তে পারবেন এমন একটি ছোট উত্তরসহ মীমাংসা করুন চাপবেন, আর গ্রাহক ঠিক হলে খাতা সংশোধন করবেন।
আপত্তি কখনো নিজে থেকে কোনো এন্ট্রি বদলায় না। খাতা থাকে দোকানের হিসাব; আপত্তি হলো তার একটি লাইন নিয়ে গ্রাহকের লিখিত প্রশ্ন।
গ্রাহক কীভাবে এন্ট্রি নিশ্চিত করেন বা প্রশ্ন তোলেন
নিজের খাতায় (ব্রাউজারে বা অ্যান্ড্রয়েড অ্যাপে) গ্রাহক কোনো এন্ট্রিতে চেপে তার জিনিস আর অঙ্ক দেখেন, তারপর চাপেন:
- ঠিক আছে, যা এন্ট্রিটি নিশ্চিত হিসেবে চিহ্নিত করে। আপনি ওই লাইনে গ্রাহক নিশ্চিত করেছেন চিপ দেখবেন।
- সমস্যা জানান, যা জিজ্ঞেস করে "এই এন্ট্রিতে কী ভুল আছে?"। তাঁকে একটি ছোট নোট লিখতেই হবে, তারপর দোকানে পাঠান চাপবেন।
এক বছরের বেশি পুরনো এন্ট্রি অ্যাপে নিশ্চিত বা আপত্তি করা যায় না।
আপত্তি কোথায় দেখবেন
- কাউন্টার অ্যাপ: ড্যাশবোর্ড-এ একটি গ্রাহকদের আপত্তি কার্ড থাকে, সংখ্যাসহ, আর প্রতিটি এন্ট্রি, গ্রাহক ও তাঁর নোট। গ্রাহকের খাতা খুলতে তাঁর নামে চাপুন।
- গ্রাহকের খাতা: আপত্তির লাইনে একটি আপত্তি আছে চিপ আর উদ্ধৃতিচিহ্নের মধ্যে গ্রাহকের নোট থাকে। নিশ্চিত লাইনে দেখায় গ্রাহক নিশ্চিত করেছেন।
- অ্যান্ড্রয়েড অ্যাপ: হোম-এ আপনার অপেক্ষায়-এর নিচে আপত্তি থাকা এন্ট্রি চিপ দেখায় কতগুলো খোলা আছে; সব সুবিধা-র নিচেও আপত্তি আছে।
- নোটিফিকেশন: যেখানে পুশ নোটিফিকেশন চলে, সেখানে দোকানের ডিভাইসগুলো "Entry disputed" (এন্ট্রিতে আপত্তি) সতর্কবার্তা পায়।
মিলিয়ে দেখুন, ঠিক করুন আর মীমাংসা করুন
- গ্রাহকের খাতা খুলে আপত্তির লাইনের নোটটি পড়ুন।
- নিজের দিকটা মিলিয়ে দেখুন: এন্ট্রির জিনিস আর পরিমাণ, আপনার কাগজের চিরকুট, কোনো কর্মীর মনে থাকা কথা, হয়তো বাদ পড়ে যাওয়া কোনো পেমেন্ট।
- আপত্তির লাইনে মীমাংসা করুন চাপুন।
- কী করা হয়েছে? (ঐচ্ছিক)-এ একটি ছোট উত্তর লিখুন, যেমন "দুঃখিত, দুধ ২টা নয়, ১ প্যাকেট ছিল। ঠিক করে দিয়েছি।" তারপর মীমাংসা করুন চাপুন।
- গ্রাহক ঠিক হলে কাগজের খাতায় যেভাবে করতেন সেভাবে খাতা ঠিক করুন:
- ভুল লাইনে এন্ট্রি বাতিল করুন চাপুন, তারপর লেনদেন যোগ করুন দিয়ে সঠিক এন্ট্রি দিন। বাতিল লাইন খাতায় কাটা অবস্থায় থাকে আর আর ধরা হয় না, তাই সংশোধনটাও হিসাবে থেকে যায়। অথবা
- পার্থক্যটুকু পূরণ করে এমন একটি আলাদা এন্ট্রি দিন, যেমন লিখতে ভুলে যাওয়া পেমেন্টের জন্য একটি পরিশোধিত এন্ট্রি।
লাইনটি মীমাংসা হয়েছে হয়ে যায়, আর গ্রাহক এন্ট্রির নিচে আপনার উত্তর "দোকানের উত্তর" হিসেবে দেখেন। সতর্কবার্তা চালু থাকা গ্রাহককে জানানো হয় যে তাঁর আপত্তির উত্তর দেওয়া হয়েছে।
বাতিল করার আগে মীমাংসা করুন: বাতিল লাইনে আর মীমাংসা করুন বোতাম দেখা যায় না, ফলে গ্রাহক আপনার উত্তর পাবেন না।
কে কী করতে পারেন
| কাজ | মালিক | ম্যানেজার | ক্যাশিয়ার |
|---|---|---|---|
| গ্রাহকের খাতায় আপত্তি আছে চিপ দেখা | হ্যাঁ | হ্যাঁ | হ্যাঁ |
| খোলা আপত্তির তালিকা দেখা | হ্যাঁ | হ্যাঁ | না |
| এন্ট্রি বাতিল করা | হ্যাঁ | হ্যাঁ | না |
| আপত্তির মীমাংসা করা | হ্যাঁ | হ্যাঁ | না |
অ্যান্ড্রয়েড অ্যাপে আপত্তি খুলুন, এন্ট্রিতে চাপুন, গ্রাহককে উত্তর (ঐচ্ছিক) লিখুন আর সমাধান হয়েছে চিহ্নিত করুন চাপুন।
প্রিন্ট করা হিসাব বিবরণীতে আপত্তির লাইনগুলো "গ্রাহক আপত্তি করেছেন" হিসেবে দেখায়, তাই বিবরণী কখনো কোনো খোলা প্রশ্ন লুকায় না। দেখুন গ্রাহকের হিসাব বিবরণী প্রিন্ট বা শেয়ার করুন।
সম্পর্কিত
- গ্রাহকরা কীভাবে এন্ট্রি দেখেন আর প্রশ্ন তোলেন: গ্রাহকদের জন্য: আপনার খাতা খুলুন, এন্ট্রি দেখুন আর দোকানকে টাকা দিন
- বাদ পড়ে যাওয়া পেমেন্ট লেখা: গ্রাহকের কাছ থেকে পাওয়া পেমেন্ট লিখুন
সচরাচর জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
আপত্তি করলে কি গ্রাহকের ব্যালেন্স বদলায়?
না। আপত্তি হলো একটি এন্ট্রির ওপর গ্রাহকের নোট। দোকান নিজের খাতা ঠিক করলে, অর্থাৎ কোনো এন্ট্রি বাতিল বা যোগ করলে, তবেই ব্যালেন্স বদলায়।
আপত্তির মীমাংসা কে করতে পারেন?
মালিক আর শাখার ম্যানেজাররা। ক্যাশিয়াররা গ্রাহকের খাতায় আপত্তি আছে চিপ দেখতে পান, কিন্তু মীমাংসা করতে বা এন্ট্রি বাতিল করতে পারেন না।
গ্রাহক কি পুরনো এন্ট্রিতে আপত্তি করতে পারেন?
এক বছরের বেশি পুরনো এন্ট্রি অ্যাপে নিশ্চিত বা আপত্তি করা যায় না। সেগুলো সামনাসামনি মিটিয়ে নেওয়াই ভালো।
আমি উত্তর দিয়েছি তা কি গ্রাহক জানতে পারবেন?
হ্যাঁ। তাঁর খাতায় এন্ট্রিটি আপনার উত্তরসহ সমাধান হয়েছে হিসেবে দেখায়, আর সতর্কবার্তা চালু থাকা গ্রাহককে জানানো হয়।
এই লেখাটি কি কাজে লেগেছে?
সাহায্য লাগবে?
স্ক্রিনে যা দেখছেন তা আমাদের পাঠান — একটি স্ক্রিনশট কাজে দেয় — আমরা ধাপে ধাপে দেখিয়ে দেব।