Envoyer des rappels de paiement par WhatsApp ou SMS

Pour relancer un client, ouvrez sa page et touchez Relancer, puis WhatsApp ou SMS. Pour relancer tous ceux qui sont en retard, ouvrez Relances, restez sur En retard et touchez Relancer tout le monde. Chaque rappel s'ouvre dans votre propre WhatsApp ou votre application SMS avec le message déjà écrit : le solde du client, la date d'échéance s'il y en a une, et un lien vers son compte. Vous n'avez plus qu'à appuyer sur Envoyer.

Les rappels partent de votre téléphone, en votre nom, sans frais de la part de Credit Khata. Credit Khata n'envoie pas de SMS aux clients de lui-même avec la formule Gratuit ou Pro ; les rappels automatiques par SMS et WhatsApp font partie de la formule Business.

Relancer un client

1. Ouvrez Clients et touchez le client.
2. Touchez Relancer. La fenêtre indique combien il doit et que le message s'ouvre dans votre propre application.
3. Touchez WhatsApp ou SMS. Votre WhatsApp ou votre application SMS s'ouvre avec le message rempli.
4. Vérifiez le texte et appuyez sur Envoyer.

La fenêtre affiche aussi le message lui-même, avec un bouton Copier pour le cas où aucun numéro n'est enregistré, et une liste Relances envoyées des rappels précédents avec la date et la personne qui les a envoyés.

Relancer tous les clients en retard

1. Ouvrez Relances (sous Gérer la boutique, ou depuis Accueil sur un téléphone). L'écran indique « Soyez payé à temps : relancez les clients qui doivent. »
2. L'onglet En retard liste les clients dont la date À payer avant le est passée et qui doivent encore de l'argent, avec le total en haut et l'échéance de chacun.
3. Touchez le bouton WhatsApp ou SMS d'une ligne, ou touchez Relancer tout le monde pour les passer en revue dans l'ordre.
4. Pour chaque « Relance 1 sur 3 », touchez WhatsApp, SMS ou Passer. Envoyez-le, revenez dans Credit Khata, et le suivant est prêt.

Les clients n'apparaissent sous En retard que s'ils ont une date d'échéance. Pour en fixer une, voir Fixer un plafond de crédit et une échéance pour un client.

À relancer aujourd'hui

L'onglet À relancer aujourd’hui est une liste plus large : les clients qui doivent au moins votre montant minimum, qui ont un numéro de téléphone et qui n'ont pas reçu de rappel récemment (dans la semaine, ou dans le mois si vous choisissez des rappels mensuels). Il convient aux clients sans échéance fixe.

Écrire votre propre message de rappel

Les propriétaires et les gérants peuvent changer le texte sous Relances → Réglages. Le même onglet propose Relances automatiques (désactivées, chaque semaine ou chaque mois) ; les textos envoyés par Credit Khata lui-même sont une fonction Business, donc avec Gratuit et Pro ce réglage décide seulement combien de temps un client reste hors de la liste À relancer aujourd’hui après un rappel. Pour changer le texte :

1. Dans Message, écrivez le texte que vous voulez. Touchez {name}, {shop}, {balance}, {due_date} ou {link} pour les insérer ; ils sont remplis pour chaque client.
2. Vérifiez-le sous Aperçu.
3. Réglez Relancer seulement à partir de pour laisser tranquilles les petits soldes.
4. Touchez Enregistrer.

Si vous laissez Message vide, le texte standard en anglais est utilisé : « {shop}: Dear {name}, your balance is {balance}. Please pay when you can. Your account: {link} » ({shop} : Bonjour {name}, votre solde est de {balance}. Merci de payer quand vous pourrez. Votre compte : {link}). Quand le client a une date d'échéance, il dit à la place « your balance of {balance} is due on {due_date} » (votre solde de {balance} est à régler le {due_date}). Écrire votre propre message est la façon d'envoyer des rappels en français, en arabe ou dans toute autre langue, et d'y ajouter votre numéro de paiement mobile. Les messages peuvent compter jusqu'à 480 caractères. Pour des textes prêts à l'emploi, voir Modèles de rappel de paiement WhatsApp pour les boutiques.

Dans l'application Android

Sur Accueil, ouvrez En retard depuis vos raccourcis ou sous Tous les outils pour la liste des retards, avec Relancer tout le monde et Réglages des relances (aussi sous Profil). Sur la page d'un client, touchez Relancer. Comme sur le web, chaque rappel ouvre WhatsApp ou votre application de messages et vous appuyez sur Envoyer.

Qui peut faire quoi

Tout le monde à la caisse, caissiers compris, peut envoyer des rappels. Modifier les Réglages est réservé au propriétaire et aux gérants.

Conseils pour des rappels qui se font payer

• Enregistrez les numéros WhatsApp avec l'indicatif du pays (+92 …). Sans lui, WhatsApp ouvre son sélecteur de contacts au lieu de la conversation du client.
• Relancez peu après l'échéance, poliment, et avec le montant exact. Le lien permet au client de vérifier lui-même les écritures.
• Pour en savoir plus sur le recouvrement sans perdre de clients : Comment réduire les impayés et récupérer le crédit de la boutique avec politesse.