Дайте сотрудникам отдельные учётные записи: управляющий или кассир

Добавлять сотрудников может только владелец, и добавление учётной записи сотрудника входит в Pro. Откройте Профиль → Сотрудники, нажмите Добавить сотрудника, введите Имя этого человека и его собственный адрес в поле Эл. почта или номер в поле Телефон (или и то и другое), выберите в поле Роль Управляющий или Кассир и сохраните. Пароль показывается один раз: скопируйте его и передайте сотруднику или дайте ему отсканировать одноразовый QR-код для входа. Сотрудник входит в приложение «Касса» или в приложение для Android по этой эл. почте или номеру телефона и видит только то, что разрешено его роли, в одном филиале.

Отдельные учётные записи означают, что в каждой записи видно, кто её сделал, и никому не нужен ваш пароль владельца, чтобы работать на кассе.

Роли сотрудников

Как это сформулировано в самом приложении: Управляющий «Руководит филиалом: может менять суммы долга, удалять записи и смотреть отчёты», а Кассир «Продаёт и принимает оплату. Не может удалять записи и смотреть отчёты».

У магазинов с доставкой есть и третья роль — Курьер, который «Доставляет заказы и принимает наличные у двери» и видит только порученные ему доставки: ни клиентов, ни долговых книг, ни продаж.

Добавьте учётную запись сотрудника

1. Откройте Профиль и нажмите Сотрудники («Управляющие и кассиры»).
2. Если у вас несколько филиалов, нажмите на филиал, где работает этот человек. Каждая учётная запись работает в одном филиале.
3. Нажмите Добавить сотрудника.
4. Введите Имя этого человека.
5. Введите его собственный адрес в поле Эл. почта, номер в поле Телефон или и то и другое. Нужно хотя бы одно, и по каждому из них можно войти. Если ввести номер без кода страны, к нему добавится код страны вашего филиала.
6. Выберите Роль: Управляющий или Кассир.
7. Сохраните. Приложение покажет, по каким данным сотрудник входит (Вход по), и Пароль с пометкой: «Сохраните эти данные сейчас — пароль показывается только один раз». Нажмите Копировать, передайте данные сотруднику, затем нажмите Готово.

Credit Khata не отправляет сотрудникам никаких писем — ни при добавлении, ни при сбросе пароля, поэтому пароль вы передаёте сами. Эл. почту, к которой уже привязан аккаунт Credit Khata, нельзя использовать для учётной записи сотрудника, а по одному номеру телефона можно войти только в одну учётную запись сотрудника, поэтому два сотрудника не могут использовать один номер.

Смените роль, сбросьте пароль или удалите учётную запись

Нажмите на человека в списке Сотрудники:

• Измените поля Имя, Эл. почта, Телефон или Роль и нажмите Сохранить. Оставьте эл. почту или номер телефона, по которым сотрудник будет входить.
• Новый пароль создаёт новый пароль; старый сразу перестаёт работать. Сотрудники не могут сами сбросить пароль через Забыли пароль? — это может только владелец.
• Удалить убирает учётную запись. Сеанс сотрудника завершается, его записи остаются в ваших книгах, а его эл. почта и номер телефона освобождаются, так что их можно добавить снова.

В списке также видно Последнее использование каждой учётной записи или Входа ещё не было, так что легко заметить записи, которыми больше никто не пользуется. Если магазин перейдёт с Pro на Free, существующие учётные записи продолжат работать; ждать Pro придётся только для добавления новых.

Как сотрудники входят

1. Откройте приложение «Касса» по адресу ck.abdohoo.app/pos-pwa или приложение для Android.
2. На экране Вход введите эл. почту или номер телефона в поле Эл. почта или номер телефона и пароль в поле Пароль. Номер телефона подходит как с кодом страны, так и без него.
3. Нажмите Войти.

В старых версиях приложения для Android это поле называется Эл. почта или логин; эл. почта или номер телефона работают и там.

Учётные записи, созданные до того, как сотрудники стали входить по своей эл. почте или телефону, сохраняют старое имя пользователя, и оно по-прежнему работает в том же поле. Чтобы перевести такую запись, откройте сотрудника в Профиль → Сотрудники и заполните поле Эл. почта или Телефон: эл. почта заменяет старое имя пользователя, а номер телефона добавляется рядом с ним, и тогда работают оба.

Без пароля: в Профиль → Сотрудники нажмите кнопку QR рядом с человеком, чтобы показать его QR-код для входа. Он срабатывает один раз и действует 5 минут. На экране входа сотрудник нажимает Войти по коду или QR-коду (в приложении для Android — Сканировать QR-код) и сканирует его или вводит код, показанный под ним.

На экранах кассира просто нет того, чем он не может пользоваться: в меню нет Отчёты, Расходы и Поставщики, нет кнопок Аннулировать запись, а на странице клиента нет Лимиты и Выписка.

Хорошие привычки

• Дайте каждому человеку собственную учётную запись, даже членам семьи. Тогда в операциях и напоминаниях будет видно, кто их сделал.
• Делайте продавцов Кассирами, а роль Управляющий оставьте тому, кто ведёт филиал, пока вас нет.
• Когда кто-то уходит, сбросьте пароль или удалите его учётную запись.
• Защитите аккаунт владельца двухэтапной проверкой: Скачайте свои данные, защитите аккаунт или удалите его.

В приложении для Android владелец найдёт тот же список в Профиль → Сотрудники и может нажать Добавить сотрудника, Сбросить пароль, Удалить учётную запись или показать QR-код для входа. Если старая версия приложения всё ещё просит Имя пользователя, введите там эл. почту или номер телефона этого человека.

О том, как продумать роли, читайте в статье Права сотрудников магазина: что делает кассир, а что управляющий.