Как установить лимиты долга для покупателей магазина

Устанавливайте лимит долга каждому покупателю примерно на уровне того, что он обычно покупает у вас за один цикл зарплаты: недельные покупки для того, кто получает деньги раз в неделю, месячные — для того, кто получает раз в месяц. Новым покупателям давайте меньше, повышайте лимит после своевременных оплат и снижайте после опозданий. К каждому лимиту добавляйте срок оплаты, сообщайте покупателю и то и другое и раз в месяц пересматривайте их.

Лимит — не знак недоверия. Это обещание, которое работает в обе стороны: магазин знает, сколько денег у него на руках у покупателей, а покупатель знает, сколько можно взять без неловкого разговора.

Зачем нужны лимиты

• Ваши деньги — это ваш товар. Каждый рубль, отданный в долг, — это рубль, который нельзя потратить на закупку.
• Долги растут незаметно. Без потолка покупатель, который платит чуть меньше, чем берёт, с каждой неделей отстаёт всё сильнее, и это трудно заметить, пока сумма не станет большой.
• Сотрудникам нужно правило. На вопрос «Можно дать в долг Ахмеду?» гораздо проще ответить, когда ответ записан.
• Это защищает и покупателя. Долг, который остаётся посильным, он действительно может погасить.

Простой способ выбрать сумму

Смотрите на одного покупателя за раз и задайте два вопроса:

1. Сколько он обычно у вас покупает? Посмотрите его записи за несколько недель.
2. Как часто он получает деньги? Раз в неделю, раз в месяц или по урожаю и сезону.

Лимит — это примерно то, что он покупает между двумя зарплатами. Если семья обычно берёт в долг продукты на месяц и рассчитывается в день зарплаты, этот месяц и есть естественный лимит. Для покупателя с подённой оплатой, который платит каждую субботу, это примерно неделя.

Затем сделайте поправку на доверие:

Это отправные точки, а не правила. Ваш собственный опыт с покупателем значит больше любой таблицы.

К каждому лимиту — срок оплаты

Лимит говорит «сколько», срок — «до какого числа». Одно без другого оставляет пробел:

• Лимит без даты позволяет долгу вечно стоять у потолка.
• Дата без лимита позволяет долгу расти без ограничений до этой даты.

Договаривайтесь о дате тогда же, когда о лимите: день зарплаты, конец месяца или каждая суббота. Остальной порядок описан в статье Как вести продажи в долг в продуктовом магазине у дома.

Скажите покупателю

Лимит, о котором покупатель знает, воспринимается как честный. Лимит, о котором он узнаёт у кассы при других людях, — как оскорбление. Когда устанавливаете лимит, скажите прямо: «В долг можно до 10 000 ₽, рассчитываемся 1-го числа».

Если покупатель может видеть свою долговую книгу, ещё лучше. В Credit Khata в книге клиента видны лимит долга, сколько от него осталось и срок оплаты, так что он может планировать покупки ещё до того, как подойдёт к кассе.

Регулярно пересматривайте лимиты

Раз в месяц пройдитесь по списку:

• Платил вовремя? Подумайте, не поднять ли лимит немного.
• Один раз опоздал? Оставьте как есть и в следующий раз напомните пораньше.
• Опаздывает постоянно? Снизьте лимит или приостановите долги, пока не согласован график.
• Перестал заходить? Проверьте, не в долге ли причина, и свяжитесь с ним лично.

Именно пересмотр превращает лимит из цифры, заданной один раз, в инструмент, которым вы действительно пользуетесь.

Исключения и экстренные случаи

Бывает, что хорошему покупателю нужно больше: семейные обстоятельства, лекарства в аптеке, свадьба в доме. Решайте такие случаи по отдельности, и пусть решает один человек, обычно владелец. Записывайте исключение, чтобы оно тихо не стало новым лимитом.

Ошибка, которой нужно избегать, — позволять тому, кто стоит за кассой, принимать такие решения под давлением. Так лимиты и теряют смысл.

Лимиты в Credit Khata

В Credit Khata откройте страницу клиента, нажмите Лимиты, введите Лимит долга, выберите дату Оплатить до и сохраните. После этого:

• Касса предупреждает, прежде чем продажа в долг превысит лимит клиента.
• Владелец или управляющий может всё равно записать продажу; кассир — нет, так что сотрудникам никогда не придётся спорить у кассы.
• Когда владелец или управляющий всё же превышает лимит, это записывается в журнал.
• Клиенты, у которых прошёл срок оплаты, помечаются как Просрочено и попадают в список для напоминания в одно касание.

Задавать и менять лимиты могут только владелец и управляющие. Пошаговая инструкция — в статье Установите клиенту лимит долга и срок оплаты, а роли описаны в статье Дайте сотрудникам отдельные учётные записи: управляющий или кассир.

Частые ошибки

• Один лимит для всех. Он слишком жёсткий для лучших постоянных покупателей и слишком мягкий для новичков.
• Никогда не пересматривать. Лимит, заданный два года назад, ничего не говорит о сегодняшнем дне.
• Тайные лимиты. Покупатели должны знать свой.
• Лимиты без дат или даты без лимитов.
• Разрешать превышать лимит кому угодно. Исключения должны быть редкими, и решать их должен один человек.

Продуманные и регулярно пересматриваемые лимиты долга позволяют вам и дальше говорить «да» постоянным покупателям, не соглашаясь на долг, который вам не по силам.