Comment fixer des plafonds de crédit pour les clients de votre boutique

Fixez le plafond de crédit de chaque client à environ un cycle de paie de ce qu'il vous achète habituellement : une semaine de courses pour quelqu'un payé à la semaine, un mois pour quelqu'un payé au mois. Commencez plus bas avec les nouveaux clients, augmentez le plafond quand ils paient à temps, et baissez-le quand ce n'est pas le cas. Associez chaque plafond à une échéance, dites au client ce que sont l'un et l'autre, et revoyez-les une fois par mois.

Un plafond n'est pas un signe de méfiance. C'est une promesse dans les deux sens : la boutique sait combien elle a dehors, et le client sait combien il peut prendre sans conversation gênante.

Pourquoi les plafonds comptent

• Votre trésorerie, c'est votre stock. Chaque roupie de crédit est une roupie que vous ne pouvez pas dépenser pour vous réapprovisionner.
• Les soldes grossissent en silence. Sans plafond, un client qui paie un peu moins qu'il ne prend prend du retard chaque semaine, et on ne le remarque que quand la somme est devenue grosse.
• Le personnel a besoin d'une règle. « Je peux faire crédit à Ahmed ? » est bien plus facile à trancher quand la réponse est écrite.
• Cela protège aussi le client. Un solde qui reste raisonnable est un solde qu'il peut vraiment rembourser.

Une façon simple de fixer le chiffre

Prenez un client à la fois et posez deux questions :

1. Combien vous achète-t-il habituellement ? Regardez quelques semaines de ses écritures.
2. À quelle fréquence est-il payé ? À la semaine, au mois, ou selon la récolte ou la saison.

Le plafond correspond à peu près à ce qu'il achète entre deux jours de paie. Si une famille prend en général un mois de courses à crédit et solde le jour de la paie, ce mois est le plafond naturel. Pour un client payé à la journée qui règle chaque samedi, c'est environ une semaine.

Ajustez ensuite selon la confiance :

Ce sont des points de départ, pas des règles. Votre propre expérience avec un client compte plus que n'importe quel tableau.

Associer chaque plafond à une échéance

Un plafond dit combien ; une échéance dit jusqu'à quand. L'un sans l'autre laisse un trou :

• Un plafond sans date laisse un solde rester au maximum indéfiniment.
• Une date sans plafond laisse le solde grossir sans limite jusqu'à cette date.

Convenez de la date en même temps que du plafond : le jour de la paie, la fin du mois ou chaque samedi. Voir Comment gérer le crédit dans une épicerie ou une alimentation générale pour le reste de la routine.

Prévenir le client

Un plafond que le client connaît paraît juste. Un plafond qu'il découvre à la caisse, devant les autres, ressemble à une insulte. Quand vous le fixez, dites-le simplement : « Votre crédit peut aller jusqu'à Rs 10,000, et on solde le 1er du mois. »

Si le client peut voir son propre compte, c'est encore mieux. Dans Credit Khata, le compte du client affiche le plafond de crédit, ce qu'il en reste et l'échéance : il peut organiser ses courses avant d'arriver à la caisse.

Revoir les plafonds régulièrement

Une fois par mois, parcourez votre liste :

• A payé à temps ? Envisagez d'augmenter un peu le plafond.
• A payé en retard une fois ? Laissez-le tel quel et relancez plus tôt la prochaine fois.
• Paie souvent en retard ? Baissez-le, ou suspendez le crédit jusqu'à un accord.
• Ne vient plus ? Vérifiez si le solde en est la raison, et prenez contact en privé.

C'est la révision qui transforme un plafond, chiffre fixé une fois, en outil que vous utilisez vraiment.

Exceptions et urgences

Il y aura des moments où un bon client aura besoin de plus : une urgence familiale, des médicaments à la pharmacie, un mariage à la maison. Décidez au cas par cas, et laissez une seule personne décider, en général le propriétaire. Notez l'exception pour qu'elle ne devienne pas discrètement le nouveau plafond.

L'erreur à éviter est de laisser celui qui est à la caisse trancher sous la pression. C'est ainsi que les plafonds perdent tout leur sens.

Fixer les plafonds dans Credit Khata

Dans Credit Khata, ouvrez la page d'un client, touchez Limites, saisissez le Plafond de crédit, choisissez une date À payer avant le et enregistrez. Dès lors :

• La caisse prévient avant qu'une vente à crédit fasse dépasser son plafond au client.
• Un propriétaire ou un gérant peut choisir de l'enregistrer quand même ; un caissier ne le peut pas : le personnel n'a donc jamais à se disputer au comptoir.
• Quand un propriétaire ou un gérant dépasse un plafond, c'est journalisé.
• Les clients dont l'échéance est passée sont marqués En retard et listés pour un rappel en un geste.

Seuls le propriétaire et les gérants peuvent fixer ou modifier les plafonds. La marche à suivre est dans Fixer un plafond de crédit et une échéance pour un client, et les rôles sont expliqués dans Donner à votre personnel ses propres accès : gérant ou caissier.

Les erreurs fréquentes

• Un seul plafond pour tous. Il est trop serré pour vos meilleurs habitués et trop large pour les nouveaux venus.
• Ne jamais les revoir. Un plafond fixé il y a deux ans ne dit rien d'aujourd'hui.
• Des plafonds secrets. Les clients doivent connaître le leur.
• Des plafonds sans dates, ou des dates sans plafonds.
• Laisser n'importe qui passer outre. Les exceptions doivent être rares et décidées par une seule personne.

Bien pensés et souvent revus, les plafonds de crédit vous permettent de continuer à dire oui à vos habitués, sans dire oui à un solde que vous ne pouvez pas porter.