Cara mengurangi utang macet dan menagih utang toko dengan sopan

Untuk mengurangi utang macet, jangan biarkan utang terbengkalai: beri setiap pelanggan batas dan jatuh tempo, catat setiap utang beserta barang yang diambil supaya totalnya bisa diperiksa, biarkan pelanggan melihat akunnya sendiri, dan ingatkan tepat waktu. Untuk menagih yang sudah lewat jatuh tempo, ikuti tahapan yang mantap dan sopan: pengingat ramah, pengingat kedua beserta laporan akunnya, pembicaraan langsung dan rencana cicilan, lalu jeda utang baru sampai rencana itu ditepati.

Kebanyakan utang yang tak terbayar bukan penipuan. Itu adalah saldo yang tumbuh tanpa tanggal, total yang kurang dipercaya pelanggan, atau pengingat yang tidak pernah dikirim karena terasa sungkan. Masing-masing ada jalan keluarnya.

Mengapa utang toko menjadi macet

• Tanpa tanggal. "Bayar kalau sempat" punya arti berbeda bagi toko dan pelanggan.
• Tanpa pengingat. Banyak pemilik toko menunggu pelanggan yang mengungkitnya, dan banyak pelanggan menunggu ditagih.
• Total yang diragukan. Jika pelanggan tidak yakin angkanya benar, mereka menunda.
• Tumbuh terlalu cepat. Tanpa batas, saldo kecil menjadi besar sebelum ada yang sadar.
• Rasa malu. Pelanggan yang utangnya banyak kadang berhenti datang sama sekali, hasil terburuk bagi kedua pihak.

Pencegahan: penagihan yang paling murah

1. Beri batas untuk setiap pelanggan. Batas menjaga saldo tetap pada ukuran yang realistis untuk dilunasi pelanggan. Lihat Cara menentukan batas utang untuk pelanggan toko.
2. Sepakati jatuh tempo saat membuka akun utang, dan ulangi saat mengingatkan.
3. Tulis barangnya, bukan hanya nominalnya. "Susu 2 L, telur 1 kg" bisa diperiksa berbulan-bulan kemudian; "Rp 77.000" tidak.
4. Biarkan pelanggan melihat catatannya. Saat pelanggan bisa memeriksa catatannya sendiri sambil jalan, perbedaan muncul lebih awal, selagi masih kecil.
5. Catat setiap pembayaran segera, termasuk cicilan kecil, supaya saldo yang Anda tagih selalu benar.

Ketahui siapa yang benar-benar terlambat

Sebelum menagih siapa pun, lihat umur utangnya, bukan hanya besarnya. Saldo besar yang terbentuk bulan ini sering lebih aman daripada saldo kecil yang tidak tersentuh selama tiga bulan.

Di Credit Khata, Laporan → Umur piutang melakukannya untuk Anda. Pembayaran melunasi utang tertua lebih dulu, jadi tanggal "Terlama sejak" setiap pelanggan menunjukkan uang tertua yang masih belum dibayar. Lihat Laporan: buku kas, umur piutang, penjualan dan laba.

Tahapan penagihan yang sopan

Naik satu tahap demi satu tahap, dan beri setiap tahap beberapa hari untuk bekerja.

Beberapa hal membuat setiap tahap lebih berhasil:

• Jaga kerahasiaannya. Jangan pernah menagih di depan pelanggan lain, dan jangan pernah di grup chat.
• Sebutkan dengan tepat. "Saldo Anda Rp 773.000, jatuh tempo 5 September" lebih mudah ditindaklanjuti daripada "tolong lunasi utangnya".
• Permudah pembayaran. Cantumkan nomor dompet digital Anda, atau tautan tempat mereka bisa membayar.
• Ucapkan terima kasih untuk setiap pembayaran, sekecil apa pun. Pelanggan yang merasa usahanya dihargai akan terus membayar.

Kata-kata siap kirim untuk setiap tahap, dalam bahasa Indonesia, ada di Contoh pesan pengingat pembayaran WhatsApp untuk toko.

Saat pelanggan menyanggah totalnya

Pelanggan yang tidak setuju dengan totalnya tidak akan membayar, berapa pun pengingat yang Anda kirim. Jadikan sanggahan itu hal pertama yang diselesaikan:

1. Periksa catatannya bersama, baris demi baris, dengan tanggal dan barangnya.
2. Jika Anda menemukan kesalahan, perbaiki dan akui.
3. Jika tidak, tunjukkan catatan dan barangnya lalu jelaskan dengan tenang.
4. Setelah angkanya disepakati, sepakati rencananya.

Dalam buku bersama, pelanggan bisa menandai catatan tertentu yang dipertanyakannya, dengan keterangan, dan Anda bisa membalas di baris itu. Catatan itu lalu menyimpan kedua sisi percakapan. Lihat Saat pelanggan menyanggah catatan: periksa, perbaiki dan selesaikan.

Rencana cicilan yang berhasil

• Kecil dan rutin lebih baik daripada besar dan sesekali: Rp 100.000 setiap Sabtu lebih mudah ditepati daripada Rp 800.000 "bulan depan".
• Kaitkan tanggal dengan penghasilan: hari gajian, hari pasar mingguan, musim panen untuk pelanggan petani.
• Tuliskan dan ingatkan sehari sebelum setiap cicilan.
• Jaga utang baru tetap kecil sampai saldo lama terkendali.

Menghentikan utang tanpa keributan

Menghentikan utang adalah tahap yang paling berat secara sosial. Sampaikan secara pribadi dan terus terang: "Sampai utang lamanya berkurang, saya hanya bisa memberi barang secara tunai." Lalu buat aturannya berjalan sendiri, supaya pegawai Anda tidak terjepit di tengah.

Di Credit Khata, atur batas utang pelanggan itu ke nol di Batas. Kasir lalu menolak utang baru untuknya kecuali pemilik atau manajer memilih untuk melewatinya, jadi kasir tidak perlu berdebat. Saat saldonya kembali terkendali, naikkan lagi batasnya.

Kapan berhenti menagih

Kadang sebuah utang memang tidak akan kembali: pelanggannya sudah pindah, atau keadaannya berubah untuk selamanya. Pada titik tertentu, lebih baik untuk waktu dan ketenangan Anda berhenti menagih, menyimpan catatannya, dan berhenti memberi utang kepada orang itu. Jika jumlahnya besar dan Anda mempertimbangkan langkah resmi, minta nasihat setempat lebih dulu; aturannya berbeda di setiap tempat.

Ringkasnya

• Cegah: batas, jatuh tempo, catatan rinci per barang, catatan yang bisa dilihat pelanggan.
• Pantau: umur utang, setiap minggu.
• Ingatkan: lebih awal, secara pribadi, dengan jumlah tepat dan sopan.
• Selesaikan sanggahan sebelum meminta uang.
• Sepakati cicilan kecil dan rutin.
• Hentikan utang dengan tenang saat rencana meleset.

Dengan cara ini, menagih utang menjadi bagian rutin menjalankan toko, bukan pertengkaran, dan kebanyakan pelanggan membayar.