店铺员工权限：收银员和店长各该做什么

对小店来说，一个简单又安全的分工是：收银员 在每位顾客的额度内进行现金或赊账销售、收款、添加顾客和发送提醒；店长 还可以更正记录、超出赊账额度、处理异议、管理库存和支出，并查看报表；只有 店主 可以添加员工、开设分店、下载整个生意的数据并掌管账号安全。给每个人开一个自己的账号，这样每条记录都会显示是谁记的。

如果店主一个人看柜台，这些都无所谓。一旦儿子、兄弟、侄子或店员开始收银，这就变得非常重要了，通常不是因为有谁不诚实，而是因为出了错需要能追溯。

两条原则

最小权限。 每个人只拿到工作需要的权限，不多给。一个从来看不到利润数字的收银员，也就不会被人逼着说出来。

钱和记录分开。 收现金的人，不应该同时能删掉显示这笔钱的记录。这是记账中最古老的规则之一，它保护的是诚实的员工：如果在收银台改不了记录，就没有人会被怀疑改过记录。

清晰的角色分工

Credit Khata 中的角色正是这样运作的：店长“管理分店：可修改欠款、删除记录并查看报表”，收银员“可销售和收款，不能删除记录或查看账目”。

为什么收银员不应该删除记录

在忙碌的柜台前，“删了重新记一遍”似乎无伤大雅。但删除记录，恰恰也是赊账从账本上消失的方式：朋友买的东西从没被记上，或者一笔还款被记了两次。如果只有店长或店主能删除，每一次更正就多了一双眼睛把关，记错的账会被改正，而不是被藏起来。

为什么赊账额度也要放在一起谈

当老主顾开口要“再多赊一点”时，员工承受的压力最大。为每位顾客写明的赊账额度，给了收银员一个简单、不针对个人的回答，以及一条清楚的上报途径：叫店主或店长来。在 Credit Khata 中，收银台会强制执行这一点：收银员无法超出顾客额度记赊账，而店主或店长可以选择这样做，并且这个选择会被记录下来。请参阅如何为店铺顾客设置赊账额度。

防止损失的实用规矩

1. 每人一个账号。 不共用密码，更不能用店主的。
2. 选够用的最小角色。 大多数店员都应该是收银员。
3. 查查谁做了什么。 时不时翻一翻交易记录；每一笔都显示是谁记的。
4. 每月复查账号。 删掉没人用的。在 Credit Khata 中，每个账号都会显示最近一次使用的时间。
5. 最后一天就处理。 有人离职时，当天就删除他的账号或重置密码。
6. 保护店主账号。 开启两步验证，这样仅仅泄露了密码也进不来。

家族店铺

很多店铺是一家人在经营，独立账号可能显得多此一举，甚至有点伤感情。换个角度来说：有了独立账号，当某个数字看起来不对时，您能看到是谁记的、直接去问他，而不是让每个人都在心里犯嘀咕。它保护刚到柜台帮忙的弟弟，和保护店铺一样多。

不止一家店

如果您有两个收银台或两家分店（在 Credit Khata 中，更多分店属于 Pro），请每家安排一位店长负责，并把每个账号固定在一家分店。这样店长只能看到自己分店的报表、库存和顾客，而店主可以查看整个生意，也可以选择某一家分店。这能让每家分店的数字保持清楚：第二家店出的错会出现在那家店的账上，负责的人也很容易找到。

交接也会更简单。分店店长休假时，店主可以用自己的账号顶替看柜台，而不用碰任何其他人的账号。

店主每周应该检查什么

权限只有在有人查看时才有用。每周花十分钟就够了：

• 欠款账龄： 谁欠得最多、欠了多久。某位顾客的欠款突然猛增，可能意味着赊出去的超过了您本来会允许的数额。
• 删除或更正过的记录： 问问店长改了什么、为什么改。大多数回答都很平常。在 Credit Khata 中，作废的记录会以划线形式保留在顾客账本上，并注明是谁、在什么时候作废的，所以什么都不会悄悄消失。
• 已确认的付款： 把应用中已确认的钱包付款，和您账户里实际到账的钱对照一下。
• 账号： 一个月都没登录过的人，可能就不需要账号了。

这么做不是为了盯着谁，而是为了确保记录依然真实，并在问题还小的时候就发现它。

在 Credit Khata 中设置

员工账号属于 Pro，每家新店铺的第一个月都可以免费使用 Pro。店主打开 个人资料 → 员工，点击 添加员工，填写这个人的姓名以及他自己的 邮箱 或 电话（也可以两者都填），然后选择 店长 或 收银员（提供送货服务的店铺还可以添加 配送员）。密码只显示一次，复制后交给对方即可；店主也可以出示一次性的 登录二维码 让对方扫描。员工用这个邮箱或手机号登录收银台应用或 Android 应用，只能看到其角色允许的页面，并且只在自己工作的分店。

完整步骤请参阅：给员工开设独立账号：店长或收银员。要保护店主账号，请参阅下载数据、保护账号安全或注销账号。

简而言之

每人一个账号。让收银员在额度内销售、收款和提醒。让店长负责更正和复核。员工、分店、数据和安全留在店主手里。设置只要十分钟，却能省掉以后许多尴尬的对话。