Ruhusa za wafanyakazi wa duka: kazi za keshia na za meneja

Mgawanyo rahisi na salama kwa duka dogo: makeshia wanauza kwa taslimu au mkopo ndani ya kikomo cha kila mteja, wanapokea malipo, wanaongeza wateja na kutuma vikumbusho; mameneja pia wanaweza kusahihisha rekodi, kuvuka kikomo cha mkopo, kushughulikia mapingamizi, hisa na matumizi, na kuona ripoti; mmiliki pekee ndiye anayeongeza wafanyakazi, kufungua matawi, kupakua data ya biashara na kudhibiti usalama. Mpe kila mtu akaunti yake ya kuingia, ili kila ingizo lionyeshe aliyelifanya.

Mmiliki anapoendesha kaunta peke yake, hakuna kati ya haya kilicho na maana. Mara tu mwana, kaka, mpwa au muuzaji anapoanza kufanya kazi kwenye droo, ni muhimu sana, kwa kawaida si kwa sababu mtu ni mwongo, bali kwa sababu makosa yanahitaji kufuatilika.

Kanuni mbili

Ufikiaji mdogo zaidi. Kila mtu anapata kile kazi yake inachohitaji na si zaidi. Keshia asiyeona kamwe takwimu za faida hawezi kushinikizwa kuzitoa.

Tenganisha pesa na rekodi. Mtu anayepokea pesa taslimu hapaswi pia kuweza kufuta ingizo linaloonyesha pesa hizo. Hii ni moja ya kanuni za zamani zaidi za uhasibu, na inawalinda wafanyakazi waaminifu: ikiwa rekodi haiwezi kubadilishwa kwenye droo, hakuna anayeweza kushukiwa kuibadilisha.

Mgawanyo wazi wa nafasi

Hivi ndivyo hasa nafasi zinavyofanya kazi kwenye Credit Khata, ambapo Meneja "anaendesha tawi: anaweza kubadilisha madeni, kufuta maingizo na kuona ripoti" na Mhasibu wa kaunta (keshia) "anauza na kupokea malipo. Hawezi kufuta kumbukumbu wala kuona hesabu."

Kwa nini makeshia hawapaswi kufuta maingizo

Kwenye kaunta yenye shughuli nyingi, "lifute tu ulifanye upya" linaonekana halina madhara. Lakini ingizo lililofutwa pia ndiyo njia hasa ambayo mkopo hupotea kwenye daftari: manunuzi ya rafiki ambayo hayarekodiwi kamwe, au malipo yanayorekodiwa mara mbili. Ikiwa ni meneja au mmiliki tu anayeweza kufuta, kila marekebisho yana jozi ya pili ya macho, na ingizo lisilo sahihi linarekebishwa badala ya kufichwa.

Kwa nini vikomo vya mkopo ni sehemu ya mazungumzo hayohayo

Wafanyakazi wako chini ya shinikizo kubwa zaidi mteja wa kawaida anapoomba mkopo "kidogo tu zaidi". Kikomo cha mkopo kilichoandikwa kwa kila mteja kinampa keshia jibu rahisi lisilo la kibinafsi, na hatua wazi ya kufuata: mwite mmiliki au meneja. Kwenye Credit Khata kaunta inakisimamia: keshia hawezi kurekodi mkopo juu ya kikomo cha mteja, wakati mmiliki au meneja anaweza kuchagua kufanya hivyo, na uamuzi huo unarekodiwa. Tazama Jinsi ya kuweka vikomo vya mkopo kwa wateja wa duka lako.

Kanuni za vitendo zinazozuia hasara

1. Akaunti moja kwa kila mtu. Hakuna manenosiri ya kushirikiana, na kamwe si la mmiliki.
2. Chagua nafasi ndogo zaidi inayofaa. Wasaidizi wengi wa duka wanapaswa kuwa makeshia.
3. Kagua nani alifanya nini. Pitia miamala mara kwa mara; kila mmoja unaonyesha jina la aliyeurekodi.
4. Kagua akaunti kila mwezi. Ondoa zisizotumiwa na mtu. Kwenye Credit Khata kila akaunti inaonyesha ilipotumika mara ya mwisho.
5. Chukua hatua siku ya mwisho. Mtu anapoondoka, ondoa akaunti yake au weka nenosiri jipya siku hiyohiyo.
6. Linda akaunti ya mmiliki. Washa kuingia kwa hatua mbili, ili nenosiri lililovuja peke yake lisitoshe.

Biashara za familia

Maduka mengi yanaendeshwa na familia, na akaunti tofauti zinaweza kuonekana hazihitajiki, hata za kukosa adabu. Liangalie kwa njia nyingine: akaunti tofauti zinamaanisha kwamba namba inapoonekana si sahihi, unaweza kuona ni ingizo la nani na kumuuliza, badala ya kila mtu kujiuliza. Inamlinda mdogo wako aliye mpya kaunta kama vile inavyolilinda duka.

Zaidi ya duka moja

Ukiendesha kaunta mbili au matawi mawili (kwenye Credit Khata, matawi ya ziada ni sehemu ya Pro), weka meneja mmoja kusimamia kila moja na ufunge kila akaunti kwenye tawi moja. Meneja basi anaona ripoti, hisa na wateja wa tawi lake tu, wakati mmiliki anaweza kuangalia biashara nzima au kuchagua tawi moja. Hii inaweka namba za kila tawi safi: kosa kwenye duka la pili linaonekana kwenye vitabu vya duka hilo, na mtu anayehusika ni rahisi kumpata.

Pia inarahisisha makabidhiano. Meneja wa tawi akienda likizo, mmiliki anaweza kushika kaunta kwa akaunti yake mwenyewe bila kugusa ya mtu mwingine.

Mmiliki anapaswa kukagua nini kila wiki

Ruhusa zinasaidia tu ikiwa mtu anaangalia. Utaratibu wa dakika kumi kila wiki unatosha:

• Madeni ya zamani: nani anadaiwa zaidi, na kwa muda gani. Ongezeko la ghafla kwa mteja mmoja linaweza kumaanisha mkopo uliotolewa zaidi ya ambavyo ungeruhusu.
• Maingizo yaliyofutwa au kusahihishwa: muulize meneja nini kilisahihishwa na kwa nini. Majibu mengi yatakuwa ya kawaida. Kwenye Credit Khata ingizo lililobatilishwa linabaki kwenye akaunti ya mteja likiwa limekatwa mstari, pamoja na aliyelibatilisha na lini, hivyo hakuna kinachopotea kimyakimya.
• Malipo yaliyothibitishwa: linganisha malipo ya pochi yaliyothibitishwa kwenye programu na yaliyofika kweli kwenye akaunti yako.
• Akaunti: yeyote ambaye hajaingia kwa mwezi mmoja huenda hahitaji akaunti.

Lengo si kuwachunguza watu. Ni kuhakikisha rekodi bado inasema ukweli, na kugundua tatizo likiwa bado dogo.

Kuiweka kwenye Credit Khata

Akaunti za wafanyakazi ni sehemu ya Pro, na kila duka jipya linapata mwezi wake wa kwanza wa Pro bure. Mmiliki anafungua Wasifu → Wafanyakazi, anagusa Ongeza mfanyakazi, anaweka jina na Barua pepe au nambari ya Simu ya mtu huyo mwenyewe (au zote mbili), na anachagua Meneja au Mhasibu wa kaunta (maduka yanayofanya usafirishaji yanaweza pia kuongeza Msambazaji). Nenosiri linaonyeshwa mara moja ili kunakiliwa na kukabidhiwa, au mmiliki anaweza kuonyesha QR ya kuingia ya mara moja ili mtu huyo aiskani. Wafanyakazi wanaingia kwenye programu ya kaunta au programu ya Android kwa barua pepe au nambari hiyo ya simu, na wanaona tu skrini ambazo nafasi yao inaruhusu, kwenye tawi wanalofanyia kazi.

Hatua kamili: Wape wafanyakazi njia zao za kuingia: meneja au keshia. Ili kulinda akaunti ya mmiliki, tazama Pakua data yako, linda akaunti yako au uifute.

Kwa ufupi

Mpe kila mtu akaunti yake. Waache makeshia wauze, wapokee malipo na wakumbushe, ndani ya vikomo. Waache mameneja wasahihishe na wakague. Acha wafanyakazi, matawi, data na usalama mikononi mwa mmiliki. Inachukua dakika kumi kuweka na inaokoa mazungumzo mengi yasiyopendeza baadaye.