# Kuhama kutoka daftari la karatasi la madeni kwenda programu, hatua kwa hatua

- URL: https://ck.abdohoo.app/sw/blog/move-from-paper-khata-register-to-app
- Product: Credit Khata (https://ck.abdohoo.app/)
- Section: Miongozo
- Updated: 2026-10-15

> Chagua tarehe ya kuhama, jumlisha ukurasa wa kila mteja, waongeze kwenye programu na jumla hiyo kama salio la kuanzia, shiriki kila akaunti ili wateja waikague, kisha andika kwenye programu tu.

Ili kuhama kutoka daftari la karatasi kwenda programu, chagua tarehe ya kuhama, jumlisha ukurasa wa kila mteja siku hiyo, na uweke kila mteja kwenye programu na jumla hiyo kama salio lake la kuanzia. Kisha shiriki kila akaunti ili wateja waikague namba ya kuanzia, na kuanzia siku hiyo andika kila ingizo jipya kwenye programu tu, ukiweka daftari la karatasi kama kumbukumbu yako. Maduka mengi yanaweza kufanya hivi wikendi tulivu moja.

Programu ndiyo sehemu rahisi. Kazi halisi ni kukubaliana salio za kuanzia na kubadilisha zoea moja kaunta.

## Hatua ya 1: chagua tarehe ya kuhama

Chagua tarehe iliyo wazi, kama tarehe 1 ya mwezi au siku baada ya wateja wengi kumaliza madeni yao. Baada ya siku ya malipo ni bora zaidi: salio nyingi zitakuwa ndogo au sifuri, jambo linalomaanisha namba chache za kuhamisha.

Waambie wateja wako wa kawaida wiki moja kabla: "Kuanzia tarehe 1, akaunti yako itakuwa kwenye simu yako pia."

## Hatua ya 2: funga daftari la karatasi

Siku ya kuhama, pitia daftari ukurasa kwa ukurasa:

1. Jumlisha ukurasa wa kila mteja na uandike jumla waziwazi chini.
2. Chora mstari chini yake na uandike tarehe, ili kila mtu aone rekodi ya karatasi inaishia wapi.
3. Tengeneza orodha: jina la mteja, namba ya simu, jumla ya deni.

Ukiwa na wateja wengi, fanya hivi kwa jioni mbili. Usahihi ni muhimu zaidi kuliko kasi hapa.

## Hatua ya 3: kubalianeni jumla na wateja

Kabla namba haijaingia kwenye programu, mteja anapaswa kukubaliana nayo. Kwa wateja wako wa kawaida, waonyeshe ukurasa wao watakapokuja tena, au watumie picha yake kwa faragha. Kutokubaliana kunakomalizwa sasa, karatasi ikiwa mbele yenu, ni rahisi zaidi kuliko kunakomalizwa baada ya miezi sita.

## Hatua ya 4: fungua akaunti ya duka lako

Kwenye Credit Khata, fungua programu ya kaunta kwenye kivinjari, gusa **Fungua duka**, na ufuate hatua tatu fupi: jina lako na barua pepe, jina la duka lako na aina ya biashara, na sarafu yako. Kila duka jipya linapata mwezi mmoja wa Pro ili kujaribu kila kitu, na mpango wa Bure baada ya hapo haugharimu chochote. Tazama [Fungua akaunti ya duka lako na uongeze mteja wako wa kwanza](https://ck.abdohoo.app/sw/help/open-shop-account-add-first-customer).

## Hatua ya 5: ongeza wateja pamoja na salio zao za kuanzia

Kwa kila mteja kwenye orodha yako:

1. Nenda **Wateja → Mteja mpya**.
2. Weka **Jina** na **Simu**. Tumia msimbo wa nchi, kama +254 712 345678, ili vikumbusho vifungue mazungumzo sahihi ya WhatsApp.
3. Gusa **Salio la kuanzia** na uweke jumla kutoka ukurasa wa karatasi.
4. Gusa **Sajili mteja**.

Anza na wateja wanaodaiwa zaidi au wanaokuja mara nyingi zaidi. Huhitaji kila mtu siku ya kwanza; waongeze wengine wanapokuja.

Ikiwa orodha yako tayari iko kwenye lahajedwali, **Leta wateja** kwenye skrini ya **Wateja** inasoma faili la CSV au Excel (.xlsx), au anwani za simu yako, na inakuruhusu kuoanisha safu kabla chochote hakijaongezwa. Mpango wa Bure una kikomo cha idadi ya wateja unaoweza kuongeza; Pro, ambayo kila duka jipya linapata kwa mwezi wake wa kwanza, haina kikomo.

![Ukurasa wa mteja kwenye Credit Khata wenye salio lake, tarehe ya kulipa, kikomo cha mkopo na daftari](https://ck.abdohoo.app/storage/content/library/web-customer.webp)Kila mteja anaanza na salio la kuanzia ulilohamisha, na maingizo mapya yanajengwa juu yake## Hatua ya 6: shiriki kila akaunti

Mtumie kila mteja kiungo chake. Kwenye ukurasa wake, gusa **Shiriki kiungo** na **Tuma kwa WhatsApp**; kiungo kinafungua akaunti yake kwenye simu yake, bila programu ya kusakinisha. Anaona salio la kuanzia mlilokubaliana, na kila ingizo jipya kuanzia hapo.

Huu ndio wakati kuhama kunapolipa: kuanzia sasa, mteja anaweza kukagua salio lake mwenyewe badala ya kukuuliza.

## Hatua ya 7: andika kwenye programu tu kuanzia sasa

Kuanzia tarehe ya kuhama, kila mauzo mapya na malipo yanaingia kwenye programu, kaunta, mteja akiwa hapo. Weka daftari la karatasi kwenye rafu kama kumbukumbu ya maelezo ya zamani, na uache kuandika ndani yake.

Inavutia kuweka yote mawili "ikiwa tu". Pinga hilo. Rekodi mbili hutofautiana kila mara, na kisha unarudi kubishana ipi ni sahihi.

## Hatua ya 8: ongeza vipengele vingine taratibu

Huhitaji kila kitu siku ya kwanza. Katika wiki chache za kwanza:

- **Tarehe za kulipa na vikomo** kwa wateja wako wa kawaida: [Weka kikomo cha mkopo na tarehe ya kulipa kwa mteja](https://ck.abdohoo.app/sw/help/set-credit-limit-and-due-date).
- **Maelezo ya malipo** (JazzCash, Easypaisa, Raast au benki), ili wateja walipe kutoka kwenye simu zao.
- **Bidhaa** unazouza zaidi, ili kurekodi mauzo kuwe haraka na hisa zihesabiwe.
- **Akaunti za wafanyakazi**, moja kwa kila mtu, ikiwa kuna mtu mwingine anayefanya kazi kaunta (kipengele cha Pro).

## Hatua ya 9: ukaguzi wako wa kwanza wa wiki

Mwishoni mwa wiki ya kwanza, fungua **Ripoti → Madeni ya zamani** uone nani anadaiwa nini na kwa muda gani, na utume vikumbusho kwa yeyote aliyepita tarehe. Kufanya hivi mara moja kwa wiki ndilo zoea linalogeuza programu kutoka daftari tu kuwa njia ya kulipwa.

## Orodha ya kukagua

KablaSiku yenyeweMwezi wa kwanzaChagua tareheJumlisha kila ukurasaOngeza tarehe za kulipa na vikomoWaambie wateja wa kawaidaKubalianeni jumla na watejaOngeza maelezo ya malipoKusanya namba za simuFungua akaunti ya dukaOngeza bidhaa kuuOngeza wateja pamoja na salio za kuanziaTengeneza akaunti za wafanyakaziShiriki kila akauntiUkaguzi wa kila wiki wa madeni ya zamani## Wasiwasi wa kawaida

**"Wateja wangu hawataitumia."** Hawalazimiki. Daftari linafanya kazi mteja akilifungua au asipolifungua; wanaolifungua wanapata tu nafasi ya kulikagua wenyewe.

**"Baadhi ya wateja hawana simu janja."** Endelea kuandika maingizo yao kama kawaida. Chapisha au shiriki taarifa yao wakati wowote wanapoiomba: [Chapisha au shiriki taarifa ya akaunti ya mteja](https://ck.abdohoo.app/sw/help/print-share-customer-statement).

**"Intaneti dukani kwangu ni mbovu."** Credit Khata inahifadhi mauzo kwenye kifaa na kuyapakia mtandao ukirudi.

**"Mimi si hodari wa simu."** Anza na vitendo vitatu tu: ongeza mteja, rekodi mkopo na rekodi malipo. Kila kitu kingine kinaweza kusubiri.

Ikiwa bado unapima kama uhame kabisa, soma [Daftari la madeni ni nini? Daftari la kidijitali dhidi ya daftari la karatasi](https://ck.abdohoo.app/sw/blog/what-is-a-khata-book-digital-vs-paper-register).

## Frequently asked questions

### Je, lazima niingize maingizo yangu yote ya zamani kwenye programu?

Hapana. Jumlisha ukurasa wa kila mteja siku ya kuhama na uweke jumla hiyo kama salio lake la kuanzia. Weka daftari la karatasi kama kumbukumbu yako ya maelezo ya zamani.

### Je, niendelee kuandika kwenye daftari la karatasi pia?

Si kwa muda mrefu. Kuandika kila kitu mara mbili kunarudisha matoleo mawili ya ukweli. Chagua programu kuwa rekodi yako kuanzia tarehe ya kuhama.

### Itakuwaje mteja asipokubaliana na salio lake la kuanzia?

Kaeni pamoja na ukurasa wa karatasi na mpitie pamoja kabla ya kuweka namba. Kukubaliana mara moja, mwanzoni, kunaokoa mabishano mengi baadaye.

### Na wateja wasio na simu janja je?

Bado wanaweza kuwa na akaunti. Unaendelea kuandika maingizo yao, na unaweza kuchapisha au kushiriki taarifa yao wakati wowote wanapoiomba.